Сначала зафиксируйте срок и предмет
В шапке требования обычно указаны дата, номер, инспекция и срок представления документов или информации. Отсчёт ведите от даты получения (по ТКС, лично или по почте) — именно она критична для соблюдения срока.
Выделите, что именно просят: документы по сделке, пояснения, подтверждающие вычеты, сведения о контрагенте. От ответа «всё подряд» лучше отказаться: подаёте только то, что относится к запросу.
Проверьте законность и полноту запроса
Убедитесь, что требование относится к вашей деятельности и периоду. Если нельзя идентифицировать сделку или документы (нет сторон, периода, реквизитов), допустимо направить уточняющий ответ или мотивированный отказ в части — со ссылкой на нормы НК РФ.
Повторно истребованные документы, которые вы уже представляли, можно не дублировать: достаточно уведомить инспекцию с указанием реквизитов предыдущего представления.
Соберите пакет и опишите его
Сделайте опись: наименование документа, дата, номер, количество листов. К пояснениям приложите копии (или сканы по ТКС) в читаемом виде. В сопроводительном письме кратко укажите, на какое требование отвечаете и что прилагаете.
Если части документов нет (не составлялись по условиям сделки), прямо сообщите об отсутствии — это лучше, чем молчание или «пустой» комплект.
Когда помогает сервис
СтопНалог помогает разобрать текст требования по пунктам, подсказать нормы и собрать черновик ответа. Итоговый документ вы проверяете и подаёте самостоятельно — через личный кабинет налогоплательщика или ТКС.